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Quickstart HR / Talento

Para: rol HRManager o TenantAdmin (ambos pueden hacer todo lo descrito acá).

Cubre las tareas que vas a ejecutar para tener tu primer ciclo de evaluación corriendo.

1. Cargar empleados

Tres formas:

Manual (uno por uno)

  • Empleados (en el menú lateral) → botón Nuevo empleado
  • Campos: nombre, apellido, email, código (opcional), departamento, manager, perfil de cargo, fecha de ingreso, estado

Importar CSV

  • Empleados → botón Importar CSV
  • Formato del archivo: encabezado con columnas firstname,lastname,email,employeecode,department,manager,jobprofile,hiredate
  • Mapeos automáticos:
    • department → busca por nombre exacto en Departments
    • manager → busca por email del empleado
    • jobprofile → busca por título exacto del JobProfile
    • hiredate → formato ISO YYYY-MM-DD
  • Si una fila tiene email duplicado se ignora; si falta info obligatoria (firstName/lastName/email) se marca error
  • Tamaño máximo del archivo: 2 MB

Crear cuenta de acceso a un empleado

Un empleado existe sin cuenta de acceso por defecto (solo es un registro de RR.HH.). Para que pueda loguearse:

  • Empleados → click en el empleado → botón Invitar
  • Genera contraseña temporal de 12 caracteres
  • Manda email con la contraseña usando la plantilla invitation (si hay email configurado)
  • El usuario tiene rol Employee por defecto

Si quieres asignar otros roles (Manager, HRManager) a un usuario, usa Usuarios (TenantAdmin) → editar usuario → seleccionar roles.

2. Estructura organizacional

Departamentos

  • Departamentos → árbol jerárquico (un departamento puede tener padre)
  • Campos: nombre, código, departamento padre

Perfiles de cargo (JobProfile)

  • Perfiles de cargo → catálogo de cargos de la organización
  • Cada cargo tiene:
    • Datos básicos: título, código, nivel (1-10), resumen, responsabilidades
    • Requisitos: lista de competencias y/o skills del framework, cada una con nivel requerido (1-5), flag "crítico" y peso
  • Marcando "es plantilla" lo expones como punto de partida para clonar

Cuando asignas un perfil a un empleado, el sistema registra automáticamente una entrada en su historial de cargos (con fecha desde y opcionalmente fecha hasta cuando lo cambias).

3. Catálogo de competencias

Categorías

  • Competencias → tab "Categorías" → CRUD básico (nombre, descripción)

Competencias

  • Competencias → tab principal
  • Campos: nombre, código, descripción, categoría, niveles máximos (típicamente 3-5), descriptores conductuales por nivel
  • Los descriptores conductuales son textos que describen qué se observa en cada nivel (sirven de guía al evaluador y como base de feedback)

4. Frameworks de habilidades (opcional)

Alternativa o complemento al catálogo de competencias propio. Útil si tu organización adopta un framework estándar tipo SFIA.

  • Frameworks de habilidades → ver lista de frameworks disponibles
  • Frameworks pueden ser globales (compartidos por toda la plataforma, gestionados por SystemAdmin) o propios del tenant
  • Importar uno propio: tab Importar → pegar JSON o cargar archivo .json con esquema esperado (genérico, no atado a SFIA)

Las skills del framework se pueden usar como requisitos de un perfil de cargo igual que las competencias.

5. Plantilla de evaluación

Una plantilla define qué se evalúa en un ciclo: qué ítems aparecen, qué tipo, qué peso.

  • Plantillas de evaluación → Nueva plantilla
  • Campos: nombre, versión, descripción, perfil de cargo asociado (opcional)
  • Ítems (drag para reordenar):
    • Competency — calificar 1-5 una competencia del catálogo
    • FrameworkSkill — calificar 1-N una skill del framework (N = MaxLevel del framework)
    • Goal — texto libre sobre cumplimiento de objetivos del periodo
    • OpenQuestion — pregunta abierta (texto libre)
  • Por ítem: marcar si requiere comentario obligatorio

Botón Clonar crea una nueva versión con número incrementado (útil para iterar sin romper ciclos vigentes).

6. Ciclo de evaluación

Crear el ciclo

  • Ciclos de evaluación → Nuevo ciclo
  • Campos:
    • Nombre, descripción, fechas (inicio, fin)
    • Plantilla por defecto (los empleados pueden tener plantillas distintas según su perfil)
    • Tipos de evaluador habilitados: auto, pares, reportes directos (manager va siempre)
    • Min/max peers por subject
    • Pesos por tipo (opcional, defaults: Self 0.20, Manager 0.50, Peer 0.20, DirectReport 0.05, Stakeholder 0.05)

Generar evaluaciones

  • En el ciclo creado: botón Generar evaluaciones
  • Crea una evaluación por empleado activo del tenant
  • Asigna participants automáticos: Self (siempre que esté habilitado) y Manager (si el empleado tiene manager asignado)
  • Es idempotente: re-correr no duplica
  • Captura un snapshot del JobProfile del empleado en ese momento (la evaluación queda contra ese perfil aunque después cambien)

Asignar pares y reportes directos

Dos formas:

Auto-asignación: - Botón Auto-asignación de pares — toma compañeros del mismo departamento (o cualquier depto si no hay) hasta MinPeers/MaxPeers - Botón Auto-asignación de reportes — agrega como participant a quienes reportan al subject

Manual (subject por subject): - Click en el subject → ver participants → Agregar participant → elegir tipo + persona

Abrir el ciclo

  • Cambiar status del ciclo a Open
  • Dispara la plantilla de email cycle-opened a todos los evaluadores
  • Las personas pueden empezar a llenar sus evaluaciones desde Mis evaluaciones en su sesión

Recordatorio antes del cierre

  • Botón Enviar recordatorio en el ciclo (manual)
  • Manda deadline-reminder solo a quienes tengan evaluaciones pendientes (NotStarted o InProgress)

Cerrar el ciclo

  • Status → Closed
  • Botón Publicar resultados dispara results-published a los subjects (los evaluados)

7. Análisis de brechas

Una vez que las evaluaciones están cerradas, el sistema calcula automáticamente las brechas entre el nivel evaluado y el nivel requerido del perfil del cargo.

  • Heatmap de brechas → matriz visual: filas = competencias/skills, columnas = empleados o departamentos
    • Verde = sin brecha · Amarillo = brecha leve · Naranja = brecha alta (≥2 niveles) · Rojo = brecha crítica
    • Filtros: ciclo, departamento, perfil de cargo
    • Botón Exportar → Excel
  • Brechas top a nivel organización: visible en el dashboard organizacional (Home → tab Organización)

Las brechas críticas se calculan con Priority = 1 (la más alta), y son el insumo principal para generar planes de desarrollo automáticos.

8. Planes de desarrollo

Generación automática desde brechas

  • Planes de desarrollo → botón Generar desde brechas
  • Filtros: empleado, prioridad máxima a incluir, nivel objetivo
  • Crea un plan con acciones tipadas (curso, mentoring, on-the-job, etc.) por cada brecha crítica detectada

Manual

  • Planes de desarrollo → Nuevo plan
  • Campos: empleado, título, descripción, fechas, activo
  • Una vez creado, abrir el detalle (icono de ojo) para agregar Acciones

Acciones del plan

  • Tipos: Course, Mentoring, OnTheJob, Reading, Certification, Other
  • Cada acción apunta a una competencia O a una skill (mutuamente excluyentes), con nivel objetivo
  • Estados: Planned, InProgress, Completed, Skipped
  • Soporta evidencia (URL externa o archivo subido)

Aprobación

  • Cuando el plan se completa, el manager (o HR) lo puede pasar a estado PendingApproval, después Approved o Rejected con notas

9. Mapa 9-Box

  • Mapa de talento (9-Box) — matriz performance × potencial
  • 9 cuadrantes: desde "Bajo desempeño + bajo potencial" hasta "Estrella"
  • Cada empleado se ubica en un cuadrante según:
    • Performance: derivado de su última evaluación cerrada (avg de los scores)
    • Potencial: campo manual asignado por HR (calibración)
  • Filtros: departamento, perfil de cargo
  • Exportable a Excel

10. Dashboards

Tu vista por defecto al hacer login es el Dashboard organizacional (HR/TenantAdmin). Incluye:

  • Stats: empleados activos, departamentos, perfiles de cargo, ciclos activos, score promedio
  • Progreso de ciclos en curso (% completado)
  • Distribución de puntajes (gráfico)
  • Top brechas a nivel organización
  • Stats por departamento

Si tu rol es además Manager (tenés reportes directos), tenés un tab adicional Mi equipo con: - Fit de cada reporte con su cargo - Brechas críticas por persona - Planes y goals activos - Evaluaciones pendientes que tu equipo te debe

Próximos pasos